Plantilla para Definición de Procesos

Quiero compartir con vosotros, pues varios me lo habéis solicitado, la plantilla para definición de procesos que utilizo personalmente y os he mostrado en algunos cursos. La mayor parte de los elementos es de aportación de CobiT, sin embargo no son sólo procesos TI los que defino con ella, sino cualquier proceso. Me ayuda mucho pues permanece simple.

Lo primero que hago normalmente es hacer el diagrama de flujo de un proceso y luego lo traslado a esta plantilla para describirlo. Tiene posibilidades:

• Si lo defino por departamento (tal y cual el diagrama de flujo), luego esos folios constituirán el conjunto de procedimientos del departamento.


• Si extraigo de cada folio las actividades que son responsabilidad de cada rol, podré entregar a cada rol una lista de sus responsabilidades.


• Si agrupo por proceso tendré la definición completa del proceso.


• Se podría agregar una columna para metricas en los procedimientos (serían KPIs)

Luego, cada uno podrá adaptarlo. Espero que os sirva como a mi:

Saludos a todos!

Cambios a la Certificación PMP(R)

El programa de certificación de PMI (Project Management Institute) es realizado bajo la norma 17024 y requiere que cada 5 a 7 años el PMI realice un estudio de delineación del rol (RDS) del PMP® (Project Management Professional) y del resto de credenciales asociadas al PMI.
Se acaba de completar la RDS de la credencial PMP® y ello permitirá identificar los elementos más actuales y críticos de la práctica profesional de la gestión de proyectos. Además, esto asegura que los exámenes de credenciales sigan evaluando lo que es más relevante en el trabajo del día a día de los directores de proyectos.
Los resultados de la RDS han producido una descripción actualizada de la función profesional de un PMP® .
La información fue recogida de más de 3.000 titulares de credenciales PMP de 97 países y representando a todos los niveles de las organizaciones, de 45 directores generales a 1.381 jefes de proyecto.
Los resultados de la RDS proporcionan al PMI un punto de partida para la actualización de la credencial. Los principales resultados de la RDS han sido:
• Los requisitos de educación y experiencia que definen la elegibilidad para el examen PMP siguen siendo apropiadas y no se cambiará.
• Aproximadamente el 30% del contenido del examen PMP va a cambiar para reflejar el rol como se define en la RDS. Los elementos del nuevo examen se están desarrollando para cumplir con estos requisitos y los elementos antiguos que no cumplen con los criterios que se retirarán.
• Como resultado de la RDS, ciertas áreas del examen se pondrán a prueba. En concreto, el área Profesional y Social (Dominio 6) ahora se pondrá a prueba en todos los ámbitos y no como un dominio separado en el examen. El reconocimiento obtenido a través del RDS es que la responsabilidad profesional y social está integrado en todo el trabajo de gestión de proyectos. El Código de Ética y Conducta Profesional, por tanto,debe ser visto como integrado en la función del día a día de un gerente de proyecto, haciendo hincapié en su importancia en cada fase del ciclo de vida del proyecto.
El PMI finalizará estos cambios en el examen PMP® con el lanzamiento a nivel mundial el 31 de agosto de 2011.
Antes del 31 de agosto 2011 los materiales de estudio son los mismos que hoy en día.
A partir del 31 de agosto 2011 los nuevos materiales se deberán ajustar al nuevo esquema de contenidos del Examen PMP®.
Fuente: PMI

Información en Internet

Acabamos de finalizar el curso de verano del itSMF y en una de las sesiones se habló acerca de la necesidad actual de utilizar las redes sociales e internet para nutrirse de información, siendo esta una de sus fuentes.
Estoy en un todo de acuerdo, sin embargo, hecho algo en falta...una ayuda a la hora de encontrar información.
En mi trabajo, cuando se habla acerca de algo que no conozco, lo primero que hago es consultar en internet a ver que es o relacionado con qué está, pero no siempre las entradas encontradas tienen que ver con lo que estoy queriendo saber. Estoy segura que afinando mi método de búsqueda terminaré encontrando lo que busco, sin embargo, me hace perder tiempo y en algunas ocasiones no estoy segura si lo que he encontrado se corresponde con lo que busco.
Realmente no se si existe, pero debería existir, un servicio que relacionara toda la info existente en internet, respecto de un tema, pero filtrada por expertos como información fidedigna y que todo lo que encuentres allí puedes tener la certeza de que es verdadera y válida.
Otro tema es youtube, en muchisimas ocasiones he desistido de buscar un vídeo para mis cursos que me sirviese, porque la inversión de tiempo en encontrar algo bueno era enorme.
¿No os serviría un servicio de ese tipo? Y si existe...por favor ¡decirmelo!

La Mejora Continua y la ISO 20000

Uno de los procesos que hemos tenido que implementar en Tecnofor de forma totalmente nueva a la hora de la certificación de la ISO 20000 fue el proceso de la mejora contínua que debe estar a la hora de obtener la certificación. Desde nuestro punto de vista, independientemente del servicio TI que certificásemos, la intención fue de que dicho proceso englobara a toda la organización asi como algunos otros procesos implementados, de modo que el resultado de las revisiones de cada proceso y del servicio en su conjunto no era suficiente para lo que queríamos. Asi fue que tuve que idear un mecanismo que nos permitiese cumplir con dicho objetivo.
Era necesario hacer disponible en la organización, la posibilidad de que cualquier miembro de la compañía pudiese sugerir mejoras.
La solución pasó por incorporar un formulario en la herramienta ( ¡la herramienta!, como digo siempre…las herramientas son como el dinero…, no nos dan la felicidad…pero ayudan…) , que recogiese las propuestas de mejora sugeridas por cualquier miembro de la compañía y con respecto a, cualquier tema dentro de Tecnofor y que permitiese clasificarlas, por lo menos en los aspectos exigidos por la ISO 20000 (observaciones, no conformidades, sugerencias).
Estas propuestas de mejora son tratadas en las reuniones de la junta de dirección que incluye al CAB y se deciden las acciones a realizar o se rechazan, informando a la persona que ha sometido la propuesta mediante el mismo formulario. Aquellas propuestas que requieren que se traten como cambios, debido a que implican aspectos relevantes en la organización ó implican cambios en el servicio certificado o en otros servicios TI, se decide en esta reunión que se traten como tal y se abrirá una solicitud de cambio entrando ya a dicho proceso y gestionándose como tal .
De esta manera nos aseguramos de recoger todas las propuestas y darles un camino.
Las propuestas tambien están relacionadas con los objetivos organizacionales, con lo que nos aseguramos de permanecer enfocados y que las propuestas que se implementan se encuentren alineadas con los objetivos.
Bueno, esta ha sido nuestra solución y quizás también te sirva a ti.

Los Retos de Cobit para TI

Para CobiT, TI tiene que enfrentarse y superar varios retos:

• Alinearse con el negocio
• Mantener TI en funcionamiento
• Entregar Valor
• Gestionar la complejidad de los entornos
• Gestionar los riesgos
• Medir el desempeño
• Cumplir con leyes y regulaciones

¿Cuantas cosas no? pareciera que es prácticamente imposible tener todo eso bajo control. ¿Está bajo control en tu organización? Si imaginasemos un nivel de maduréz para cada uno de estos retos, ¿cómo puntuaríais?

Por ej., si los niveles de madurez fuesen los siguientes:
0 - No hay consciencia del reto

1 - La consciencia del reto depende de quien esta a cargo
2 - Se sabe que hay que hacer algo pero no se hace nada porque no se puede o no se quiere.
3 - Se definen procesos y a veces, se documentan.
4 - Los procesos se ejecutan regularmente
5 - Uhhh! ¡Es la bomba!
Yo arriesgo lo siguiente:


¿Y vosotros?...a que no puntuáis...

¿Cómo van tus KPIs?

Esto de los KPI pareciera ser algo muy sofisticado, misterioso y digno de expertos, sin embargo, cualquiera de nosotros podría utilizarlos y servirse de ellos, de hecho, por ej. le he enseñado a mi hija menor a utilizarlos, que como todo estudiante pretende comprimir y ejecutar el proceso del aprendizaje el dia anterior al exámen.

KPI=Key Performance Indicator=Indicador clave de desempeño

Un dia, mi hija me preguntó sobre los KPIs, que qué eran, dado que me había estado escuchando hablar sobre ellos, y yo le respondí…pues mira que a mi me parece que los tuyos van fatal. Sorprendida mi miró y entonces le expliqué:

-Son indicadores que miden las actividades que se realizan en un proceso, aquellas que su ejecución llevarán a alcanzar los objetivos del proceso (si, aunque no lo creáis, se lo he dicho en esos términos, quienes me conocen dan fe). Ej., tu quieres sacar una buena nota o aprobar el examen de química, ¿no?, ése es tu objetivo, el resultado que quieres obtener. Seguramente tendrás que asistir a clase, prestar atención al profesor, tomar notas, releer el tema en casa, hacer los ejercicios y fijar los conocimientos. ¿Cuáles de todas estas actividades crees tu que serán claves para aprobar? (entre nos… sus CSF, factores críticos de éxito)

-Pues…las 3 últimas…me dijo ella.

-Entonces, le dije, tus KPIs van a ser, la cantidad de veces que realizas esas actividades respecto de los temas del examen. De modo que, si el examen tiene 5 temas y vas midiendo las actividades clave que has realizado, ej. si has leído 1 tema, hecho los ejercicios de 2 temas y no has fijado ninguno después de 3 semanas, ¿qué te dice eso? ¿Qué vas bien en el proceso de aprendizaje?¿que aprobarás el examen?, pues no, ¿verdad? Los KPIs te están diciendo que si sigues así, no aprobarás. Y para eso sirven, para conocer cómo está funcionando tu proceso y qué posibilidades de éxito de cumplir con los objetivos tienes.

Acto seguido mi hija me dijo…gracias mamá, (como Messi en la publicidad), no se si los utilizaré, pero la idea me ha quedado clara.

También sea dicho que los KPI son datos, que tendremos que analizar, para implementar mejoras en el proceso y conseguir los objetivos. Pero ese, es otro tema…

Entonces…¿Cómo van tus KPIs?

¿Accountable or Responsible?

En mi opinion, uno de los mayores defectos que tienen las empresas, es la dilusión (de diluir: Atenuar notablemente la expresión de pensamientos, ideas, conceptos, etc) de las responsabilidades, debido a que no se encuentran totalmente definidas, y existen "agujeros" que no son imputables a nadie hasta que se descubre la necesidad de ejecutar las actividades inherentes y se las endilgan al primero que pasa por el pasillo, sin tener en cuenta que función debería absorber la misma. Esto malogra el gobierno de una organización, e incluso genera conflictos que podrían ser evitados estableciendo una adecuada asignación de responsabilidades.

Os adjunto un vídeo para que entendáis los conceptos de Accountable y Responsible, ambos hablan de la responsabilidad.

Hablemos de Productividad

¿Qué  es?

¿Es hacer mas en menos tiempo?

¿Es hacerlo mejor en el mismo tiempo?

¿O… es sólo hacer lo correcto?¿Alcanzar los objetivos?

En estas épocas en las que hablamos mucho acerca de que debemos ser mas productivos, ¿cuál es su real significado?

Personalmente pienso que mucha, mucha  gente, antes de plantearse siquiera la productividad, debe plantearse el simplemente "trabajar".

Creo que ya seríamos mucho mas productivos y nos encontraríamos en menos riesgo hoy si se trabajase lo que corresponde.

¿Cuánta de la población activa puede darse el lujo de decir que cumple al 100% con su trabajo?¿Al 80%? ¿Al 75%?

¿Tu puedes?

Recién a partir de una respuesta afirmativa a esta pregunta, podríamos comenzar a plantearnos los niveles de productividad.

En muchas ocasiones no somos capaces, a pesar de trabajar al 100%, de obtener los resultados esperados de nuestro trabajo, debido a que no tenemos las habilidades necesarias para desempeñarlo, con lo que se demora la ejecución porque aquello que debería tomarnos 1 hora, nos toma 3 hs. o más.

Eso tiene solución, (adquiriendo las habilidades necesarias).

En otras ocasiones, a pesar de tener las competencias necesarias para nuestro trabajo, la falta de habilidad para gestionar no nos permite obtener los resultados.

Eso también tiene solución (adquiriendo las habilidades de gestión o interpersonales  necesarias).

Sin embargo, lo que no tiene solución,  creo, es nuestra actitud hacia el trabajo.

Si creemos que tenemos el derecho de utilizar el tiempo que deberíamos dedicar al trabajo a actividades que no tienen que ver  con el mismo,  o extender improductivamente y adrede el tiempo que dedicamos a trabajar, eso no tiene remedio y nos perjudica a TODOS.

Deberíamos tomar conciencia y actuar TODOS:

·         Ayudar a quien no tiene las habilidades

·         Denunciar y expulsar a quién nos perjudica

¿Y tú, qué opinas?